Офис-менеджер / Секретарь

Нагатинская, Нагорная, Москва, Варшавское шоссе, 46

Опыт работы от 3 лет, высшее образование, полная занятость

50 000 руб./месяц

Обязанности:

• Организационно-техническое обеспечение административно-хозяйственной деятельности Общества.
• Делопроизводство.
• Подбор и заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников Общества, руководителей и их заместителей, бронирование гостиниц. Подготовка отчетности по осуществленным заказам.
• Прием и распределение входящих телефонных звонков.
• Оформление пропусков на доступ на территорию офиса, включая пропуска на автомобили. Учет выдачи и возврата пропусков сотрудникам.
• Оформление документов для получения виз сотрудниками Общества, при необходимости осуществление доставки документов в агентства.
• Прием посетителей.
• Прием и отправление корреспонденции через почтовое отделение, получение корреспонденции в почтовом отделении. При необходимости обеспечение заключения договоров на обслуживание с почтовым отделением, контроль исполнения условий договоров.
• При необходимости подготовка документов для нотариального заверения или передачи в банк, доставка документов по месту и получение готовых документов.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, чая, кофе, сахара, канцелярии, расходных материалов, вызов специалистов по обслуживанию оргтехники, обеспечение рабочих мест сотрудников мебелью и оргтехникой).
• Взаимодействие с Управляющей компанией Бизнес Центра и представителями Арендодателя по вопросам жизнеобеспечения офиса и иным вопросам, связанных с арендой.
• Учет расхода канцтоваров, расходных материалов для оргтехники, заказа воды, чая, кофе, сахара, подготовка отчетов по требованию руководства.
• Поиск и обеспечение заключения договоров на размещение сотрудников с гостиницами по Москве и регионам, контроль исполнения условий договоров.
• Заказ такси сотрудникам и гостям Общества.
• Выполнение служебных поручений своего руководителя.

Рабочие обязанности не связаны с продажами!

Требования:

• Опыт работы в административной сфере (офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель).
• Знание организации делопроизводства.
• Знание порядка оформления и сдачи документов в архив.
• Умение составлять деловые письма.
• Работа с документооборотом организации (написание служебных записок, их регистрация, издание приказов по основной деятельности).
• Внимательность, ответственность, умение работать в режиме многозадачности.
• Знание программы 1С.
• Образование высшее.
• Без вредных привычек.

Условия:

- место работы: г. Москва, Варшавское шоссе, дом 46
- рабочий день 09:00 - 18:00
- трудоустройство согласно ТК РФ, официальная заработная плата до 50 000 руб.
- отпуск 28 календарных дней
- испытательный срок 3 месяца